การจัดรูปแบบข้อมูลของไมโครซอฟท์เวิร์ดสามารถทำได้หลายรูปแบบ เช่น เน้นข้อความ โดยใช้ตัวอักษรหนา การขีดเส้นใต้  นอกจากนี้ยังสามารถใช้สีเข้ามาประกอบ ขนาดตัวอักษรที่มีหลายขนาด และหลายรูปแบบ สามารถจัดย่อหน้า สามารถแรเงา หรือตีกรอบพื้นที่ที่ต้องการให้เด่นได้ ทำให้งานเอกสารที่ได้มีรูปแบบที่สวยงาม

การกำหนดรูปแบบตัวอักษร
การกำหนดรูปแบบตัวอักษรในโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ดสามารถกำหนดค่าได้หลายๆอย่าง เช่น แบบอักษร , ขนาด และสีของตัวอักษร  เป็นต้น  โดยสามารถทำได้ทั้งก่อนที่จะพิมพ์ข้อความ หรือหลังจากที่พิมพ์ข้อความแล้วก็ได้   ซึ่งถ้ากำหนดรูปแบบตัวอักษรหลังจากพิมพ์ข้อความแล้ว ต้องทำการเลือกข้อความที่จะเปลี่ยนรูปแบบก่อน เพื่อเป็นการกำหนดพื้นที่ที่ต้องการและพื้นที่ที่ถูกกำหนดจะปรากฏเป็นแถบสีฟ้า  จากนั้นเลื่อนเมาส์ไปที่แท็บหน้าแรก โดยเครื่องมือที่ใช้กำหนดรูปแบบตัวอักษร จะอยู่ในกลุ่ม แบบอักษร
ซึ่งคำสั่งที่อยู่ในกลุ่มแบบอักษร มีดังนี้

  การเปลี่ยนแบบอักษร  (Font)

                การเปลี่ยนแบบตัวอักษร หมายถึง  เปลี่ยนรูปร่างหน้าตา หรือ ลักษณะของตัวอักษร  ซึ่งแต่ละแบบอักษรจะมีรูปร่างต่างกัน   เช่น                มีส่วนเว้า  ส่วนโค้งของเส้นตัวอักษรไม่เหมือนกัน   ซึ่งมีวิธีดังนี้
                วิธีที่ 1    การเปลี่ยนแบบอักษร โดยปุ่มคำสั่งบน Ribbon 

                วิธีที่ 2   การเปลี่ยนแบบอักษร โดยแถบเครื่องมือขนาดเล็ก ( Mini Toolbar )

เมื่อสิ้นสุดคำสั่งโปรแกรม  จะทำการเปลี่ยนแปลงรูปแบบของตัวอักษรที่เลือกไว้  ดังรูป

การทำตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้ให้กับข้อความ 
              วิธีที่ 1    การทำตัวหนา ตัวเอียง  ขีดเส้นใต้ โดยปุ่มคำสั่งบน Ribbon  โดยมีวิธีปฏิบัติดังนี้

              วิธีที่ 2   การทำตัวหนา และเอียง โดยแถบเครื่องมือขนาดเล็ก ( Mini Toolbar )  แต่วิธีนี้จะไม่สามารถใช้คำสั่งขีดเส้นใต้ตัวอักษรได้  ทำได้เพียงตัวหนา และตัวเอียงเท่านั้น  ดังนี้

เมื่อสิ้นสุดคำสั่ง  โปรแกรมจะทำการเปลี่ยนแปลงรูปแบบของตัวอักษรที่เราเลือกไว้  ดังรูป

การเปลี่ยนขนาดตัวอักษร
            การเปลี่ยนขนาดข้อมูล หรือ ขนาดแบบอักษร หมายถึง ขนาดความใหญ่เล็กของตัวอักษร ซึ่งมีหน่วยวัดเป็นพอยต์ (Point)  ซึ่งยิ่งจำนวนพอยต์ยิ่งมาก ตัวอักษรจะยิ่งใหญ่   โดยขั้นตอนการเปลี่ยนขนาดตัวอักษร  มีวิธีการดังนี้
            วิธีที่ 1    การเปลี่ยนขนาดตัวอักษร โดยปุ่มคำสั่งขนาดแบบอักษรบน Ribbon  โดยมีวิธีปฏิบัติดังนี้

            วิธีที่ 2   การเปลี่ยนขนาดตัวอักษร โดยแถบเครื่องมือขนาดเล็ก ( Mini Toolbar )

           เมื่อเลือกขนาดอักษรที่ต้องการได้แล้ว โปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ด  จะทำการ เปลี่ยนขนาดอักษรให้ทันที ดังรูป

           วิธีที่ 3   การเปลี่ยนขนาดตัวอักษร โดยปุ่มคำสั่งขยายขนาดแบบอักษร และลดขนาดแบบอักษร

          เมื่อคลิกที่คำสั่งขยายแบบอักษร ตัวอักษรจะขยายไปเรื่อยๆตามจำนวนการคลิกเมาส์  และเช่นเดียวกัน เมื่อคลิกปุ่มคำสั่งลดขนาดแบบอักษรนั้น  ตัวอักษรก็จะลดขนาดลงเรื่อยๆ ตามจำนวนการคลิกเมาส์
          วิธีที่ 4   การเปลี่ยนขนาดตัวอักษร โดยปุ่มคำสั่งขยายขนาดแบบอักษร และลดขนาดแบบอักษร
บนแถบเครื่องมือเล็ก ( Mini Toolbar )   มีวิธีปฏิบัติดังนี้

        เมื่อเราทำการคลิกปุ่มคำสั่งขยาย หรือลดขนาดแบบอักษรแล้ว โปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ด  จะทำการเปลี่ยนขนาดอักษรให้  ดังรูป

  การเปลี่ยนสีของตัวอักษรในหน้าเอกสาร   มีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้
วิธีที่ 1    การเปลี่ยนสีตัวอักษร โดยปุ่มคำสั่งบน Ribbon  โดยมีวิธีปฏิบัติดังนี้

           หากในรายการสีที่โปรแกรมมีให้นั้น  ไม่มีสีที่ต้องการ ก็สามารถเลือกสีเพิ่มเติมเองได้ โดยคลิกที่คำสั่ง   เพื่อกำหนดสีต่าง ๆ  โดยจะปรากฏไดอะล็อคบล็อคของสีขึ้นมาให้เลือก ซึ่งหากต้องการสีใด  ให้คลิกที่สีนั้นๆ แล้วคลิกที่ปุ่ม ตกลง   ดังรูป

           วิธีที่ 2   การเปลี่ยนสีตัวอักษร โดยแถบเครื่องมือขนาดเล็ก ( Mini Toolbar )

             เมื่อสิ้นสุดคำสั่งในการเลือกสีของข้อมูล โปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ด จะทำการเปลี่ยนสีให้เป็นสีที่เราต้องการ  ดังรูป

  การเน้นข้อความด้วยการ Highlight

สำหรับการเน้นข้อความโดยการทำให้อักษรเป็นตัวหนา  ตัวเอียง หรือ การขีดเส้นใต้แล้ว ยังมีวิธีการเน้นข้อความด้วยการ Highlight ซึ่งคล้ายกับการใช้ปากกาสะท้อนแสงขีดเน้นข้อความ ซึ่งมีขั้นตอนปฏิบัติดังนี้   

          เมื่อปล่อยเมาส์โปรแกรมจะทำการใส่สีพื้นหลังให้กับข้อความที่เราเลือก เหมือนกับการเน้นด้วยปากกาสะท้อนแสง  ดังรูป

          นอกจากนี้เรายังสามารถกำหนดรูปแบบต่างๆของตัวอักษร  จากการเปิดไดอะล็อคบล็อคของแบบอักษรได้เช่นกัน ซึ่งยังรวมไปถึงการใส่ลักษณะพิเศษต่างๆ ที่ไม่มีบน Ribbon อีกด้วย  โดยสามารถเรียกใช้ได้จากปุ่ม     ด้านขวาล่างของกลุ่มคำสั่ง แบบอักษร จะปรากฏไดอะล็อคบ็อกซ์ขึ้นมาดังนี้

  การจัดตำแหน่งของข้อมูล   
            โดยปกติเวลาพิมพ์ข้อความลงบนเอกสารจะถูกจัดให้ชิดซ้ายโดยอัตโนมัติ  แต่ในโปรแกรม Word นั้น สามารถจัดการวางแนวข้อความรูปแบบอื่นๆได้อีก  ซึ่งการจัดตำแหน่งหรือการวางแนวของข้อความในหน้าเอกสาร  มีทั้งหมด 5 แบบ  ได้แก่
           1. การจัดแนวข้อความชิดซ้าย    คือ  การจัดข้อความให้อยู่ชิดซ้ายหน้ากระดาษ
           2. การจัดแนวข้อความกึ่งกลาง    คือ  การจัดข้อความให้อยู่กึ่งกลางหน้ากระดาษ
           3. การจัดแนวข้อความชิดขวา    คือ  การจัดข้อความให้อยู่ชิดขวาหน้ากระดาษ
           4. การจัดข้อความเต็มแนว   คือ  การจัดข้อความชิดระยะขอบทั้งซ้าย  ขวา โดยจะเพิ่ม
               ช่องว่างพิเศษระหว่างคำตามความจำเป็น ทำให้อ่านง่ายดูเป็นทางการ
           5. การจัดข้อความแบบการกระจายแบบไทย  คือ  การจัดข้อย่อหน้าชิดทั้งระยะขอบซ้าย
               และขวาด้วยการเพิ่มช่องว่างเพิ่มเติมระหว่างแต่ละอักขระ ซึ่งจะทำให้ดูสวยงาม
ซึ่งวิธีการจัดแนวข้อความในรูปแบบต่างๆ   มีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้

การกำหนดระยะห่างระหว่างบรรทัด
            สำหรับการกำหนดระยะห่างระหว่างบรรทัดนั้น  ก็เพื่อให้อ่านข้อความได้อย่างสบายตา โดยข้อความแต่ละบรรทัดจะไม่ติดกันจนเกินไป  ซึ่งมีขั้นตอนปฏิบัติดังนี้

ซึ่งหากคลิกเลือกที่คำสั่ง ตัวเลือกระยะห่างของบรรทัด จะปรากฏไดอะล็อคบล็อคขึ้นดังนี้

  การย่อหน้าข้อมูล

            เราสามารถจัดการกับย่อหน้า หรือพารากราฟได้อย่างรวดเร็ว โดยการใช้ปุ่มจัดย่อหน้าแบบต่างๆ ที่อยู่บนแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบ  ทุกๆ ครั้งที่กดปุ่มในการจัดย่อหน้าข้อมูลโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ดจะเยื้องข้อความทุกๆ ข้อความที่เราทำการเลือกไว้   ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้ 

  การตั้งจุดกั้นหน้า – กั้นหลัง  และย่อหน้า    
            การพิมพ์ข้อความเข้าไปในแต่ละย่อหน้านั้นจะเริ่มที่ตำแหน่งกั้นหน้า และจบที่กั้นหลัง ซึ่งการตั้ง
กั้นหน้า  และกั้นหลัง จะช่วยให้หน้าเอกสารดูอ่านง่ายและสวยงาม โดยที่
         การกั้นหน้า คือ การเว้นขอบด้านซ้ายของเอกสาร เพื่อให้พิมพ์ข้อความลงไปโดยไม่ชิดขอบ
                             ด้านหน้าเอกสารมากเกินไป
         การกั้นหลัง คือ การทำให้เหลือพื้นที่ด้านขวาของเอกสาร เพื่อให้พิมพ์ข้อความลงไปโดยไม่
                             ชิดขอบด้านหลังเอกสารมากเกินไป
         การย่อหน้า คือ  การแสดงประโยคเริ่มต้นของพารากราฟใหม่  ซึ่งเราสามารถกำหนดตำแหน่ง
                             ย่อหน้าตามความเหมาะสมได้

โดยวิธีการเปลี่ยนตำแหน่งกั้นหน้า  กั้นหลัง และย่อหน้านั้น   มีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้

            เมื่อเลือกข้อความแล้ว ให้ใช้แดรกเมาส์ลากตัวกั้นต่างๆมาที่ระยะที่ต้องการ โดยตัวกั้นแต่ละตัวมีการทำงาน ดังนี้

  การตั้งตำแหน่งแท็บ (Tab)
             ในการพิมพ์ข้อความลงไปในเอกสารนั้น  หากเราทำการเว้นวรรคข้อมูลโดยที่ใช้ปุ่ม
สแปซบาร์   และข้อมูลนั้นมีหลายบรรทัด  นับเป็นเรื่องยากที่จะให้บรรทัดที่สองนั้นเว้นวรรคตรงกันกับบรรทัดแรก    ฉะนั้นวิธีที่สามารถทำให้การเว้นวรรคข้อความของทุกๆบรรทัดในหน้าเอกสารเท่ากัน ก็คือการใช้ปุ่ม Tab ในการเลื่อนเคอร์เซอร์   ซึ่งแท็บ (Tab) ก็คือ ตำแหน่งที่เคอร์เซอร์จะย้ายจากตำแหน่งเดิมไปอยู่ที่ตำแหน่งอื่นในเอกสาร   ทันทีที่กดปุ่ม Tab บนแป้นพิมพ์   โดยปกติจะมีการเว้นย่อหน้าประมาณครึ่งนิ้วต่อการกดปุ่ม Tab 1 ครั้ง   แต่ถ้าเราต้องการกำหนดระยะของการกดปุ่ม Tab แต่ละครั้งเอง ก็สามารถทำได้     โดยรายละเอียดของแท็บแต่ละแบบมีดังนี้

ซึ่งวิธีการตั้งแท็บต่างๆมีวิธีทำ  ดังนี้

             วิธีที่ 1     ตั้งค่าแท็บโดยคลิกระยะที่ต้องการบนไม้บรรทัด   โดยมีขั้นตอนดังนี้

             วิธีที่ 2   ตั้งค่าแท็บโดยการกำหนดค่าระยะของแท็บ  โดยมีขั้นตอนดังนี้

เมื่อคลิกเลือกที่ปุ่ม แท็บ... แล้ว จะปรากกฏไดอะล็อคบล็อกของ แท็บขึ้นมา ดังนี้

            เมื่อคลิกที่ปุ่ม ตกลง แล้ว  โปรแกรมจะทำการตั้งค่า Tab ให้ ตามที่เรากำหนด โดยสามารถดูได้จากแถบไม้บรรทัดบนหน้าเอกสาร  จะปรากฏสัญลักษณ์ของ Tab ขึ้นในตำแหน่งที่เรากำหนด  ดังนี้

การแทรกสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และตัวเลขลำดับ 
       ข้อความบางอย่างในหน้าเอกสารจำเป็นต้องใส่เลขแสดงลำดับ หรือ หัวข้อย่อย (Bullets)
เช่น การพิมพ์ขั้นตอน  ข้อกำหนด  หรือหัวข้อตัวอย่าง  เป็นต้น โดยในโปรแกรม Word 2007
สามารถใส่ลำดับตัวเลขให้โดยอัตโนมัติ  เช่น  1 , 2 , 3... หรือเปลี่ยนเป็นตัวอักษรในการแสดงลำดับอย่าง ก , ข , ค... หรือ  a , b , c... ก็ได้เช่นกัน ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้

  การใส่สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย

       เราสามารถใส่สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยแบบง่ายๆ บน แท็บหน้าแรกได้เลย 
ซึ่งมีขั้นตอนปฏิบัติดังนี้

       เมื่อคลิกเลือกรูปแบบของสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยแล้วจะปรากฏขึ้นมาแสดงในหน้าเอกสารทันที ดังรูป

  การใส่ลำดับเลข

                  เราสามารถใส่ลำดับเลขได้จากแท็บหน้าแรกเหมือนกับการใส่สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยนั่นเอง ซึ่งมีขั้นตอนปฏิบัติดังนี้

  การใส่รายการหลายระดับ
              ในกรณีที่หัวข้อเรื่องของเรามีระดับย่อยๆลงไปอีก โปรแกรม Word  ก็ยังมีรูปแบบของการแสดงรายการข้อย่อยลงไปอีก   ซึ่งมีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้

เมื่อเลือกรูปแบบที่ต้องการแล้ว โปรแกรมจะทำการใส่รายการหลายๆระดับให้กับข้อความที่เลือกไว้ข้างต้น  ดังรูป

การจัดข้อความเป็นคอลัมน์
                  การจัดการข้อความในหน้าเอกสารให้เป็นคอลัมน์เหมือนในนิตยสารหรือ หนังสือพิมพ์นั้น นับเป็นการจัดข้อความที่น่าสนใจไม่น้อย ทำให้ข้อความของเราดูน่าสนใจยิ่งขึ้น ซึ่งในบทเรียนที่แล้ว เป็นการจัดการหน้าเอกสารให้เป็นคอลัมน์ก่อนการพิมพ์ข้อความลงไป แต่ในบทเรียนนี้ เราจะทำการพิมพ์ข้อความลงไปก่อน จึงค่อยจัดการกับข้อความให้เป็นคอลัมน์  โดยความแตกต่างที่เกิดขึ้นก็คือ
                  ในกรณีที่เราทำการจัดการหน้าเอกสารให้เป็นคอลัมน์ก่อน โปรแกรมจะทำการแบ่งหน้าเอกสารให้เป็นคอลัมน์ทุกๆหน้าในเอกสาร ต่างกับการพิมพ์ข้อความลงไปก่อน แล้วค่อยทำการจัดให้เป็นคอลัมน์ โปรแกรมจะแบ่งข้อความเป็นคอลัมน์แค่เพียงข้อความที่เราเลือกเท่านั้น ซึ่งในส่วนอื่นๆของเอกสารหรือ หน้าอื่นๆ ในเอกสารก็จะยังคงเป็นหน้าเอกสารที่เป็นหนึ่งคอลัมน์ ซึ่งก็คือเหมือนตอนที่ยังไม่มีการจัดคอลัมน์นั่นเอง โดยขั้นตอนการจัดข้อความให้เป็นคอลัมน์มีขั้นตอนปฏิบัติดังนี้