การเปิดไฟล์เอกสาร

1. คลิกเลือกที่แท็บ แฟ้ม
2. คลิกเลือกคำสั่ง เปิด
3. เลือกตำแหน่งที่จัดเก็บไฟล์ข้อมูลนั้นอยู่
4. คลิกที่ไฟล์ข้อมูลที่ต้องการ
5. คลิกที่ปุ่ม เปิด

การเปิดเอกสารจากแถบล่าสุด

                ในแถบล่าสุดของ  Microsoft Office Backstage  ในโปรแกรม Word 2010 จะปรากฏรายชื่อเอกสารที่ถูกเปิดใช้   เรียงลำดับตามครั้งล่าสุดที่เปิดใช้งาน   ซึ่งสามารถคลิกเลือกชื่อเอกสารที่ต้องการได้ทันที   ในกรณีที่มีชื่อไฟล์เอกสารปรากกฎอยู่   โดยมีวิธีการดังนี้

1. คลิกเลือกที่แท็บ แฟ้ม
2. ใน Microsoft Office Backstage คลิกเลือกแถบ ล่าสุด
3. คลิกที่ชื่อไฟล์เอกสารที่ปรากฎอยู่  เอกสารจะถูกเปิดขึ้นมาทันที

การกำหนดรายการของแฟ้มที่ใช้ล่าสุดเอง

          โปรแกรม Microsoft Office จะแสดงแฟ้มล่าสุดที่เปิดในโปรแกรม  คือ รายชื่อแฟ้มที่เคยเปิดในโปรแกรมจะเรียงต่อกันไปเรื่อยๆ ตามความล่าสุดที่เปิด  และจำนวนรายชื่อที่ปรากฏบนรายการจะเป็นค่าจำนวนเริ่มต้นของโปรแกรม  ซึ่งสามารถใช้การเชื่อมโยงจากรายการเอกสารล่าสุดนี้เพื่อเข้าถึงแฟ้มได้อย่างรวดเร็ว    แต่ถ้าหากปิดแฟ้มข้อมูลนั้น  แล้วย้ายไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่น   การเชื่อมโยงไปยังแฟ้มนั้นในโปรแกรมที่เคยสร้างไว้จะไม่ทำงานอีกต่อไป    ซึ่งก็จะต้องไปใช้คำสั่ง เปิด และต้องเข้าไปหาตำแหน่งที่เก็บไฟล์ตำแหน่งใหม่เอง  เมื่อต้องการที่จะเปิดแฟ้มนั้นๆ  ซึ่งในโปรแกรม Word  2010 นั้น  สามารถกำหนดจำนวนรายการของเอกสารล่าสุดได้ และหากต้องการเก็บแฟ้มงานบางแฟ้มในรายการเอกสารล่าสุดก็สามารถทำได้    ดังนี้

การกำหนดจำนวนรายการเอกสารล่าสุดที่เปิด

            โดยปกติโปรแกรมมีค่าเริ่มต้นของจำนวนเอกสารล่าสุดไว้ที่ 25 แฟ้ม ซึ่งหากต้องการให้มีจำนวนเอกสารที่มาก หรือ น้อยกว่านี้ ก็สามารถเข้าไปกำหนดค่าของจำนวนรายการเอกสารล่าสุดได้  โดยมีวิธีการกำหนดดังนี้

1. คลิกที่แท็บ แฟ้ม
2. คลิกที่คำสั่ง ตัวเลือก
3. เลือกที่แถบ ขั้นสูง
4. เลื่อนหาในส่วนของ แสดง  กำหนดจำนวนเอกสารล่าสุดที่ต้องในหัวข้อ  แสดงจำนวนเอกสารล่าสุดนี้
5. คลิกที่ปุ่ม ตกลง

 การเก็บแฟ้มบางแฟ้มในรายการเอกสารล่าสุด

          ในรายการเอกสารล่าสุดนั้น โปรแกรมจะทำการเรียงลำดับตามความล่าสุดที่เคยเปิดมาก่อน  และจะเรียงต่อกันไปเรื่อย ๆตามจำนวนรายการเอกสารล่าสุดที่กำหนดไว้ในหัวข้อข้างต้น และหากจำนวนแฟ้มที่เปิดมีมากกว่าจำนวนรายการล่าสุด   ชื่อแฟ้มแรกที่เคยเปิด หรือ แฟ้มที่เคยเปิดนานที่สุดจะหายไป และแทนที่ด้วยแฟ้มล่าสุดที่เปิดแทน  ซึ่งหากไม่ต้องการให้บางแฟ้มหายไปจากรายการเมื่อมีการเปิดแฟ้มข้อมูลมากๆขึ้น  ก็สามารถที่จะเก็บแฟ้มนั้นไว้ในรายการเอกสารล่าสุดโดยที่ไม่ให้หายไปก็สามารถทำได้  ส่วนอีกในกรณีหนึ่งก็คือ ในรายการเอกสารล่าสุดนั้น หากแฟ้มในรายการเอกสารล่าสุดถูกเปลี่ยน หรือ ย้ายตำแหน่งที่เก็บไป   ก็จะไม่สามารถเปิดแฟ้มข้อมูลนั้นได้ แต่การเก็บแฟ้มในรายการเอกสารล่าสุดนั้นสามารถเปิดแฟ้มข้อมูลนั้นๆได้ถึงแม้ว่าจะมีการเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้มนั้นไปแล้ว   ซึ่งวิธีการเก็บแฟ้มในรายการเอกสารล่าสุดนั้นมีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกที่แท็บ แฟ้ม
2. ใน Microsoft Office Backstage คลิกเลือกแถบ ล่าสุด
3. คลิกที่รูป         หลังชื่อไฟล์เอกสารที่ต้องการ   เอกสารจะถูกเก็บไว้ในรายการเอกสารล่าสุดทันที

การเปิดไฟล์เอกสารที่สร้างจากโปรแกรมอื่นๆ

          เป็นการเปิดแฟ้มข้อมูลที่ไม่ได้จัดเก็บด้วย วิธีการของโปรแกรม Microsoft  Word แต่จะถูกจัดเก็บด้วย โปรแกรมอื่นที่จัดอยู่ในตระกูลเดียวกันกับโปรแกรม Microsoft  Word  โดยในกรณีที่ต้องการเปิดใช้งาน เพื่อทำการจัดเก็บเป็นประเภทเดียวกันกับ Microsoft  Word  ก็จะทำเหมือนกับการเปิดเอกสาร Word ปกติ  แต่จะต่างกันที่จะต้องไปกำหนดชนิดของแฟ้มที่เลือกเปิดก่อนว่าต้องการเปิดไฟล์ชนิดใด   โดยมีวิธีการดังนี้

1. คลิกเลือกที่แท็บ แฟ้ม
2. คลิกเลือกคำสั่ง เปิด
3. เลือกตำแหน่งที่จัดเก็บไฟล์ข้อมูลนั้นอยู่
4. เลือกชนิด หรือ นามสกุลของไฟล์ที่ต้องการเปิด
5. คลิกที่ไฟล์ข้อมูลที่ต้องการ
6. คลิกที่ปุ่ม เปิด

โดยเมื่อคลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ในขั้นตอนที่ 4 แล้วจะปรากกฎชนิดต่างๆของเอกสาร   ดังนี้

- ชนิดต่างๆของเอกสาร -

การปิดแฟ้มข้อมูล

          การปิดหน้าต่างเอกสารเป็นขั้นตอนสุดท้าย หลังจากที่มีการใช้งานหน้าต่างเอกสารเหล่านั้นแล้ว ในกรณีที่ไม่ต้องการใช้งานหน้าเอกสารต่างๆ เหล่านั้นอีก เราจึงควรจะปิดการใช้งานหน้าต่างเอกสารนั้นเสียก่อน เพื่อจะได้เป็นการประหยัดหน่วยความจำ และไม่ทำให้โปรแกรมเกิดอาการค้าง  หรือ Hang ขึ้น   หรืออาจทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานได้ช้ากว่าปกติ สำหรับขั้นตอนการปิดหน้าต่างเอกสารวิธีการปฏิบัติ  ดังนี้

1. คลิกที่แท็บ แฟ้ม

2. คลิกที่คำสั่ง ปิด

          ในกรณีที่ไฟล์นั้นยังไม่ได้ทำการบันทึก หรือมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลล่าสุดไว้  จะปรากฏหน้าต่างขึ้นเพื่อถามว่าจะต้องการบันทึกสิ่งที่ทำไว้ล่าสุดหรือไม่   ดังรูป

          ซึ่งหากต้องการบันทึกให้คลิกที่  ใช่  แต่หากไม่ต้องการบันทึกให้คลิกที่ ไม่ใช่  หรือหากไม่ต้องการที่จะปิดเอกสารแล้ว ให้คลิกที่ ยกเลิก