เมื่อสร้างเอกสารต่างๆขึ้นมาแล้ว ก็ควรที่จะบันทึกเอกสารนี้เก็บไว้ เพื่อที่จะสามารถนำเอกสารเหล่านั้นไปใช้งานต่อได้ในอนาคต หรือ จะต้องส่งไฟล์เอกสารนี้ให้กับผู้อื่นต่อ โดยการบันทึกเอกสารนั้นมีอยู่ 2 กรณีและใน 2 กรณีนี้จะสามารถบันทึกไฟล์ขึ้น SkyDrive และบันทึกไว้ในเครื่อง ดังนี้ การบันทึกแฟ้มข้อมูลโดยใช้คำสั่ง บันทึก ในกรณีที่สร้างเอกสารใหม่ขึ้นมา และต้องการบันทึกเอกสารที่สร้างขึ้นในครั้งแรก เมื่อใช้คำสั่ง บันทึก โปรแกรมจะให้เลือกตำแหน่งที่จะจัดเก็บไฟล์ข้อมูลดังกล่าว และ ตั้งชื่อไฟล์ข้อมูลนั้นตามต้องการ ในกรณีที่เอกสารเคยทำการบันทึกครั้งแรกมาแล้ว หรือ เป็นการเปิดแฟ้มข้อมูลเก่าขึ้นมา แล้วทำการเพิ่ม ลบ หรือ แก้ไขข้อมูลต่างๆขึ้นใหม่ หากใช้คำสั่ง บันทึก จะเป็นการบันทึกการแก้ไขนั้นทับแฟ้มข้อมูลเดิม ซึ่งจะไม่สามารถกลับไปแก้ไขได้อีกนั่นเอง การบันทึกแฟ้มข้อมูลโดยใช้คำสั่ง บันทึกเป็น ในกรณีที่สร้างเอกสารใหม่ขึ้นมา และต้องการบันทึกเอกสารที่สร้างขึ้นในครั้งแรก เมื่อใช้คำสั่ง บันทึกเป็น โปรแกรมจะให้เลือกตำแหน่งที่จะจัดเก็บไฟล์ข้อมูลดังกล่าว และ ตั้งชื่อไฟล์ข้อมูลนั้นตามต้องการ ซึ่งจะเหมือนกับการใช้คำสั่ง บันทึก นั่นเอง ในกรณีที่เอกสารของเราเคยทำการบันทึกครั้งแรกมาแล้ว หรือ การเปิดแฟ้มข้อมูลเก่าขึ้นมา แล้วทำการเพิ่ม ลบ หรือ แก้ไขข้อมูลต่างๆขึ้นใหม่ หากเราใช้คำสั่ง บันทึกเป็น จะเป็นการบันทึกเอกสารที่ได้รับการแก้ไขขึ้นมาใหม่ อีกหนึ่งเอกสาร ซึ่งข้อมูลที่เราได้ทำการแก้ไขนั้นจะไม่กระทบ กระเทือนถึงข้อมูลในเอกสารเก่า เปรียบได้กับการทำสำเนาเอกสารเก่าขึ้นมาอีก 1 ชุด แล้วจึงค่อยทำการแก้ไขในเอกสารที่สำเนาขึ้นมานั่นเอง หากเราต้องการกลับไปดูข้อมูลเดิมในเอกสารเก่าก็สามารถทำได้ และ อีกกรณีหนึ่งในการใช้คำสั่ง บันทึกเป็น คือ ต้องการบันทึกไฟล์เอกสารเป็นเอกสาร Word ในเวอร์ชันอื่นๆ เช่น เอกสาร Word 2003 เป็นต้น 1. ซึ่งการเลือกใช้คำสั่ง บันทึกและบันทึกเป็นนั้น ก็ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของผู้ใช้ว่าต้องการแก้ไข เอกสารเก่าไปเลย หรือต้องการเก็บเอกสารเก่าเอาไว้อีกชุดหนึ่งเพื่อใช้อ้างอิงถึงคราวต่อไป ซึ่งมีวิธีในการบันทึก ดังนี้ คลิกเลือกที่แท็บ แฟ้ม การบันทึกไฟล์ขึ้น SkyDrive 1. เราสามารถทำการบันทึกไฟล์โดยใช้การกดปุ่ม Ctrl + s ที่คีย์บอร์ดก็ได้ หรือ เลือกปุ่ม Save ที่อยู่ใน Quick Access Toolbar ก็ได้ หรือจะเลือกแท็บ FILE (ไฟล์) ตามด้วยคำสั่ง Save (บันทึก) หรือ Save as (บันทึกเป็น) ก็ได้ 2. ปกติตัวเลือก Sky Drive มักถูกเลือกเอาไว้อยู่แล้ว แต่เพื่อความมั่นใจเราสามารถเลือกเอาไว้ก่อนจะเลือกคำสั่ง Browse (เรียกดู) ก็ได้ 3. รอสักครู่จะมีหน้าต่าง Save As แสดงขึ้นมา แสดงว่าเครื่องเราเชื่อมต่อกับ Sky Drive เรียบร้อยแล้ว เราสามารถเลือกโฟลเดอร์สำหรับเก็บไฟล์และตั้งชื่อได้ตามต้องการก่อนเลือกปุ่ม Save (บันทึก) 4. เพียงเท่านี้ไฟล์ของเราก็จะถูกเก็บไว้ใน SkyDrive ทันที แต่ก็ขึ้นอยู่กับความเร็วของเน็ตและขนาดของไฟล์ด้วย เมื่อทำการบันทึกเอกสาร หรือแฟ้มข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เอกสารจะแสดงชื่อของเอกสารที่ด้านบนของหน้าต่างโปรแกรมในส่วนของแถบชื่อเรื่อง ดังรูป |